按经费支出换算收入的代表处如何节税与控制税务风险

境外企业在境内设立代表处，不从事经营活动，只有费用，没有收入。部分代表处需要按经费支出换算收入纳税。对于这些办事处，办公经费支出决定了纳税的多少，这样的办事处应该如何进行税务上的筹划和安排，有效控制税务风险？

? 办公经费的构成

常驻代表机构支出的与其自身业务有关的费用，都应作为常驻代表机构的费用，经费支出额包括：

1. 在中国境内外支付给工作人员的工资薪金，奖金，津贴，福利费；

2. 物品采购费 ( 包括汽车，办公设备等固定资产 ) ；

3. 通讯费，差旅费，房租，设备租赁费，交通费，交际费；

4. 其他费用。其他费用指：为总机构从中国境内购买样品支付的样品费和运输费、国外样品运往中国发生的中国境内的仓储费用、报关费用、总机构人员来华访问聘请的翻译费用、总机构为中国某个项目投标而有代表机构支付的购买标书的费用等。

以上经费都应该计入计税经费范围。

? 不计入换算收入计税经费支出的范围

根据国税外 [1988]333 号、国税函发 [1991]726 号以及国税发 [1998]63 号等文件规定，常驻代表机构为其总机构垫付的不属于其自身业务活动所发生的下列费用，可不计入代表机构用以换算收入计税的经费支出额：

1. 总机构邀请访问，由常驻代表机构垫付的有关人员的机票费用；

2. 总机构组织的代表团访华，由常驻代表机构垫付的该代表团人员在华食宿费用，交通费用以及交际应酬费用，但不包括为来华从事商务洽谈，签订合同等代表团所垫付的上述费用；

3. 总机构在华举办大型展览，由常驻代表机构垫付的有关布展费用，样品的关税，境内运输费用以及其他有关费用。

4. 代表机构年度内发生的滞纳金、罚款。

5. 代表机构以货币形式用于中国境内的公益、救济性质的捐赠支出。

如何才能节税

既然是按经费支出推算收入，从而计算税金，那最直接的方法就是减少经费支出。如何减少办事处的经费支出呢？

? 减少经费支出额

对于经费支出的每个项目，尽量减少其发生额，可以由境外总公司负担的，避免由代表处负担：

外籍人员工资：一般代表处外籍人员同时在境外总公司担任职务，根据其承担的职务和责任，划分境内外收入。其中，在中国境内的工资水平可以设置得低一点，当然不能明显低于市场工资水平，而外籍人员的其他福利应尽量由总公司承担。

样品：总公司在境内采购样品，可以由代表处代为联络供应商，但最终可由总公司直接与供应商签订合同，由总机构支付采购费用、运输费用等，不由代表处承担该费用。而对于国内客户需要的样品，也可以由代表处联络沟通，但最终由客户与总公司签订合同，由客户自行办理样品进口，代表处提供协助。

其他费用，可以由总机构承担的，也尽量改变为由总机构承担。

? 正确划分计税或不计税经费支出

除了直接减少经费支出外，代表处还应注意准确对相关费用项目进行归集，避免把不计入代表机构用以换算收入计税的经费支出额计入换算经费里，多缴税款。

如何控制涉税风险

不少代表处为了减少经费支出，采用账上不列或明显少列员工工资、不列办公场地租金支出、不列管理费等方法“筹划”，结果很容易被税务机关质疑处罚：因为员工工资、办公场地租金等费用，使代表处必然会发生的费用，如果账上都不体现，明显有问题。

代表处在减少费用时要注意合理性。如工资水平的设置，要在合理的范围内，不能过低，例如某代表处将员工工资统一设为 2000 元 / 月，明显的避个人所得税和代表处营业税和企业所得税，税务风险很高。其他的筹划方式也需要经得起税务机关的质疑。